Kurzanleitungen zum Arbeiten mit dem Portal

Eine kurze Beschreibung der Möglichkeiten und Ziele des Einsatzes eines Portals

Dieses Portal ist eine Bedienoberfläche für ein Content Management System, das im Hintergrund arbeitet. Damit wird eine einfache Bedienung mit der umfassenden Funktionalität einer Software verbunden, die Inhalte in unterschiedlichsten Zusammenhängen darstellen kann. Nähere Informationen zur verwendeten Software finden Sie unter zope.org und plone.org.

1. Dokumente gehen nicht verloren, da sie nicht in einem Verzeichnisbaum, sondern in einer Datenbank abgelegt werden und somit recherchierbar sind.
2. Die Verfügbarkeit der eingegebenen Informationen wird deutlich erhöht, denn alle Daten sind über ein und denselben Zugang zu erreichen. Ein Papierdokument wird hingegen nahezu wertlos, sobald derjenige, der es abgeheftet hat, nicht mehr verfügbar ist.
3. Alle Dokumente können über Internet verfügbar gemacht werden. Damit sind die Informationen an vielen Orten verfügbar, nicht nur in einem Regal.¹
4. Es lassen sich vielfältige Kommunikationsformen anwenden: Information (aktuell und recherchierbar), Diskussion (offen und intern), Verschicken persönlicher Nachrichten, Terminverwaltung, Abstimmungen, Projektarbeit.

Gegenüber einer herkömmlichen Homepage verzichtet man mit dieser Portalsoftware auf individuelles Layout und aufwendige Seitengestaltung.
Die Daten sind standardmäßig lediglich durch Passwort geschützt. Sensible Daten (Zensuren, persönliche Daten) haben hier also nichts verloren!

Drei Schritte zur Verwendung und Bedienung des Portals

Zur Darstellung des Portals benutzen Sie einen Browser ("Blätterer"), z.B. den Internet Explorer oder Mozilla Firefox. Der Browser unterstützt Sie beim Navigieren: Sie können zur vorher aufgerufenen Seite zurückspringen oder das Laden einer Seite stoppen.

Innerhalb des Portals finden Sie unter dem Logo sechs Reiter :

• Startseite: Wenn Sie diesen Reiter anklicken, gelangen Sie zur Startseite des Portals.
• Forum: Hier gelangen Sie zu anderen Diskussionsforen. Sie können Fragen stellen oder bestehende Beiträge kommentieren.

Für das schnelle Auffinden von Informationen ist das Feld Suchen oben rechts sehr hilfreich. Am linken Bildrand finden Sie im Rahmen Navigation den Verzeichnisbaum, am rechten Bildrand aktuelle Nachrichten und Termine. Die im Kalender eingetragenen Termine sind farblich unterlegt und können angeklickt werden.

Lehrer, Eltern, Schüler und Ehemalige können einen Benutzernamen für das Portal erhalten und sich damit einloggen ("anmelden"). Das Einloggen hat folgendende Vorteile für Sie:

• Sie erhalten einen eigenen Ordner, in dem Sie Dokumente - öffentlich oder privat - ablegen können.
• Sie können an Diskussionen teilnehmen.
• Sie können per Mail erreicht werden (Wenn Sie das nicht wollen, können Sie diese Funktion auch unterdrücken).

Klicken Sie in dem Rahmen Anmelden auf Neuer Benutzer? und folgen Sie der dortigen Anleitung.

Sie müssen sich einloggen, um Artikel erstellen zu können. Nach dem Einloggen hat sich der Menübalken unter dem Suchfeld verändert. Klicken Sie auf Meine Einstellungen und dann auf Benutzereinstellungen. Hier können Sie z.B. Ihre E-Mail-Adresse ändern oder ein paar Worte über sich schreiben. Ich empfehle unter Texteditor FCKeditor einzustellen. FCKeditor ermöglicht es Ihnen, Dokumente in ähnlicher Weise zu formatieren, wie Sie es von Word gewohnt sind. Scrollen Sie dann nach unten und klicken Sie auf Speichern.

1. Klicken Sie nach dem Speichern im Menübalken auf Mein Ordner. Jetzt wollen wir eine neue Seite anlegen. Klicken Sie dazu auf in dem rotbraunen Menübalken auf Neuen Artikel hinzufügen und wählen Sie den Artikeltyp Seite. Es erscheint ein Formular, das Sie mindestens an den durch rote Punkte gekennzeichtneten Feldern ausfüllen müssen - und mit einem Klick auf Speichern am unteren Rand des Formulars haben Sie schon Ihre Homepage erstellt.
2. Ihr Dokument ist nun erstellt, kann aber nur von Ihnen gelesen werden. Sollten Sie das ändern wollen, klicken Sie auf den Reiter Status. Hier können Sie die Zugriffsrechte für Ihr Dokument verändern.
1. Öffentlicher Entwurf: Dies ist die Standardeinstellung; das Dokument kann von jedem Benutzer über Volltextsuche gefunden werden. Nur Sie können das Dokument bearbeiten.
2. Privat schalten: Nur Sie können das Dokument recherchieren, sehen und bearbeiten.
3. Einreichen: Sie können Ihr Dokument einem Redakteur oder Manager zur Veröffentlichung vorlegen.
4. Veröffentlichen: Diese Option erscheint nur, wenn Sie für Ihren Ordner Manager- oder Redakteursrechte besitzen. Veröffentlichte Dokumente sind für alle voll recherchierbar und lesbar. Sie erscheinen zudem im Menü Aktuelle Artikel.

   Und hier weitere Hinweise:

• Wie erstelle ich eine Seite?
• Einbinden eines Word-Dokuments
• Wie lade ich ein Dokument
• Wie stelle ich einen Arbeitsauftrag in das Portal?
• Wie kann ich mehrere Seiten/Dokumente in das Portal stellen 
• Wie mache ich Artikel nur für bestimmte Nutzer sichtbar?
• Wie können mehrere Mitarbeiter an einem Thema arbeiten?